Mendirikan yayasan bukan hanya soal membuat akta dan memperoleh pengesahan badan hukum. Sejak awal, pendiri juga perlu menentukan siapa yang akan mengambil keputusan strategis, siapa yang menjalankan kegiatan sehari-hari, dan siapa yang mengawasi pengelolaan organisasi. Kesalahan memahami pembagian peran dapat membuat tata kelola yayasan tidak berjalan sebagaimana mestinya. Karena itu, memahami struktur organ yayasan menjadi bagian penting sebelum menyusun dokumen pendirian.
Yayasan memiliki karakter berbeda dari PT maupun CV. Yayasan tidak memiliki anggota dan memiliki tiga organ, yaitu Pembina, Pengurus, dan Pengawas. Ketiga organ tersebut memiliki fungsi yang berbeda sehingga tidak seharusnya diperlakukan sebagai jabatan yang sekadar dicantumkan untuk memenuhi dokumen pendirian.
Dalam sistem administrasi AHU, data Pembina, Pengurus, dan Pengawas juga menjadi bagian dari informasi yang perlu dimasukkan ketika memproses pendirian yayasan. Panduan resmi AHU menunjukkan bahwa proses pendirian menyediakan bagian khusus untuk pengisian data organ yayasan.
Apa Itu Struktur Organ Yayasan?
Struktur organ yayasan merupakan susunan pihak yang menjalankan fungsi pengambilan keputusan, pengurusan, dan pengawasan dalam yayasan. Undang-Undang Yayasan membagi fungsi tersebut ke dalam tiga organ utama: Pembina, Pengurus, dan Pengawas.
Pembagian ini membantu yayasan menjaga keseimbangan antara fungsi strategis, operasional, dan pengawasan. Dengan demikian, satu organ tidak menjalankan seluruh fungsi organisasi tanpa batas.
Sebelum menetapkan nama orang yang akan menduduki setiap posisi, pendiri sebaiknya memahami terlebih dahulu tugas dan kewenangan masing-masing organ.
Mengapa pembagian organ penting?
Pembagian fungsi membuat tanggung jawab organisasi lebih jelas. Pembina berperan pada tingkat strategis, Pengurus menjalankan kepengurusan, sedangkan Pengawas menjalankan fungsi pengawasan.
Selain itu, struktur yang jelas membantu yayasan ketika membuat keputusan, mengelola program, menyusun administrasi, dan mempertanggungjawabkan kegiatan organisasi.
Panduan AHU juga menunjukkan bahwa sistem pendirian yayasan meminta data organ dengan kategori Pembina, Pengurus, dan Pengawas.
Struktur Organ Yayasan: Pembina, Pengurus, dan Pengawas
Tiga organ yayasan memiliki kedudukan dan fungsi yang berbeda. Karena itu, pendiri perlu menyusunnya berdasarkan kebutuhan organisasi, bukan hanya berdasarkan siapa yang tersedia.
Pembina
Pembina merupakan organ yang memiliki kewenangan penting dalam yayasan, terutama berkaitan dengan keputusan strategis organisasi.
Dalam kerangka Undang-Undang Yayasan, Pembina memiliki kewenangan yang tidak diberikan kepada Pengurus atau Pengawas, termasuk keputusan tertentu mengenai anggaran dasar, pengangkatan dan pemberhentian anggota Pengurus serta Pengawas, serta kebijakan umum yayasan.
Karena itu, Pembina sebaiknya memahami visi dan tujuan yayasan serta mampu mengambil keputusan pada tingkat strategis.
Pembina bukan sekadar nama yang dicantumkan dalam akta. Perannya berkaitan dengan arah dan keberlanjutan organisasi.
Pengurus
Pengurus menjalankan kepengurusan yayasan dan bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional organisasi.
Dalam praktiknya, Pengurus dapat menangani berbagai aktivitas seperti pelaksanaan program, administrasi, pengelolaan kegiatan, hubungan dengan pihak eksternal, dan pengelolaan aset sesuai kewenangan yang diberikan.
Pengurus juga menjadi pihak yang menjalankan tindakan hukum untuk dan atas nama yayasan sesuai ketentuan yang berlaku.
Karena memiliki tanggung jawab operasional, pemilihan Pengurus perlu mempertimbangkan kemampuan mengelola kegiatan dan administrasi organisasi.
Pengawas
Pengawas menjalankan fungsi pengawasan terhadap pengelolaan yayasan.
Posisi ini penting karena Pengawas memberikan mekanisme kontrol terhadap pelaksanaan kegiatan dan pengelolaan organisasi. Dengan adanya fungsi pengawasan, yayasan memiliki pihak yang dapat menilai apakah Pengurus menjalankan tugas sesuai ketentuan dan tujuan yayasan.
Pengawas tidak seharusnya diposisikan sebagai pelaksana operasional harian. Fungsi utamanya tetap berkaitan dengan pengawasan.
Apa Perbedaan Tugas Pembina, Pengurus, dan Pengawas?
Perbedaan ketiganya dapat dipahami melalui fungsi utama masing-masing.
Pembina berfokus pada arah strategis dan keputusan yang menjadi kewenangannya.
Pengurus berfokus pada pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan yayasan.
Pengawas berfokus pada pengawasan terhadap pengelolaan yayasan.
Pembagian tersebut membuat struktur organisasi lebih sehat karena terdapat pemisahan antara pihak yang menentukan kebijakan, pihak yang menjalankan, dan pihak yang mengawasi.
Namun, kewenangan masing-masing organ tetap perlu dilihat berdasarkan Undang-Undang Yayasan dan anggaran dasar yayasan. Jangan membuat pembagian tugas hanya berdasarkan kebiasaan organisasi atau contoh struktur dari yayasan lain.
Bagaimana Menyusun Struktur Organ Yayasan?
Penyusunan struktur sebaiknya dilakukan bersamaan dengan perencanaan tujuan dan kegiatan yayasan.
1. Tentukan tujuan yayasan
Pertama, pastikan bidang dan tujuan yayasan sudah jelas. Yayasan dapat bergerak dalam bidang sosial, keagamaan, atau kemanusiaan sesuai ketentuan hukum.
Tujuan tersebut kemudian menjadi dasar dalam menentukan kebutuhan organisasi dan program kerja.
Jika tujuan yayasan berkaitan dengan pendidikan, misalnya, pendiri perlu mempertimbangkan struktur yang mampu mendukung pengelolaan program pendidikan secara efektif.
2. Tentukan Pembina
Selanjutnya, tentukan pihak yang akan menjalankan fungsi Pembina.
Pertimbangkan pemahaman terhadap visi yayasan, kemampuan mengambil keputusan strategis, dan komitmen terhadap keberlanjutan organisasi.
Jangan memilih Pembina hanya berdasarkan status sebagai pendiri. Periksa terlebih dahulu ketentuan mengenai siapa yang dapat dan tidak dapat menduduki jabatan tertentu dalam yayasan.
3. Susun Pengurus
Pengurus perlu memiliki kapasitas untuk menjalankan aktivitas yayasan.
Struktur Pengurus dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Panduan AHU sendiri menyediakan pilihan jabatan Pengurus, antara lain Ketua Umum, Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Bendahara.
Namun, susunan jabatan sebaiknya mengikuti kebutuhan nyata yayasan. Organisasi kecil tidak perlu membuat struktur yang terlalu kompleks apabila belum diperlukan.
4. Tentukan Pengawas
Pengawas perlu dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan menjalankan fungsi kontrol.
Pihak yang menjalankan pengawasan sebaiknya mampu membaca laporan, memahami kegiatan yayasan, dan memberikan perhatian terhadap tata kelola organisasi.
Dengan demikian, fungsi pengawasan tidak berhenti pada pencantuman jabatan dalam dokumen.
Bagaimana Posisi Organ Yayasan dalam Akta?
Struktur organisasi perlu dituangkan dalam dokumen pendirian yayasan. Data organ kemudian masuk dalam proses administrasi AHU.
Panduan AHU menunjukkan bahwa proses pendirian mencakup pengisian data pendiri dan organ yayasan, kemudian dilanjutkan dengan pengisian maksud dan tujuan, persyaratan dokumen, serta pengunggahan akta.
Karena itu, sebelum akta ditandatangani, calon pendiri sebaiknya memeriksa:
- nama dan identitas Pembina;
- nama dan identitas Pengurus;
- nama dan identitas Pengawas;
- jabatan masing-masing;
- kesesuaian struktur dengan anggaran dasar;
- kesesuaian tujuan yayasan dengan program yang direncanakan.
Pemeriksaan sejak awal dapat membantu mengurangi kebutuhan perubahan data setelah yayasan berdiri.
Apakah Pembina, Pengurus, dan Pengawas Boleh Merangkap Jabatan?
Tidak semua rangkap jabatan dapat dilakukan secara bebas.
Undang-Undang Yayasan mengatur batasan tertentu mengenai hubungan dan rangkap jabatan antarorgan. Karena itu, pendiri perlu memperhatikan ketentuan tersebut ketika menyusun struktur.
Jangan menganggap seseorang dapat sekaligus menjadi Pembina, Pengurus, dan Pengawas hanya karena memiliki hubungan dekat dengan yayasan.
Selain ketentuan hukum, pemisahan fungsi juga penting dari perspektif tata kelola. Pengawasan akan sulit berjalan secara independen apabila pihak yang mengawasi sekaligus menjalankan aktivitas yang harus diawasi.
Karena itu, struktur sebaiknya dirancang dengan memperhatikan ketentuan hukum sekaligus kebutuhan tata kelola yang sehat.
Apa yang Perlu Diperhatikan dalam Pengelolaan Yayasan?
Struktur yang baik perlu diikuti dengan praktik tata kelola yang konsisten.
Pengurus perlu menjalankan administrasi secara tertib
Pengurus bertanggung jawab menjalankan kegiatan organisasi. Karena itu, dokumen program, keputusan, keuangan, aset, dan administrasi lain perlu dikelola secara tertib.
Pengawas perlu menjalankan fungsi kontrol
Pengawasan tidak cukup dilakukan ketika muncul masalah. Pengawas perlu memahami kegiatan yayasan dan menjalankan fungsi pengawasan sesuai kewenangannya.
Pembina perlu menjaga arah organisasi
Pembina dapat memastikan bahwa kebijakan strategis tetap sejalan dengan maksud dan tujuan yayasan.
Dengan pembagian tersebut, ketiga organ dapat menjalankan fungsi masing-masing tanpa mengambil alih peran organ lain.
Bagaimana Jika Struktur Organ Yayasan Berubah?
Perubahan Pembina, Pengurus, atau Pengawas dapat terjadi karena masa jabatan, pengunduran diri, meninggal dunia, atau keputusan organisasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Perubahan tersebut perlu ditangani sesuai mekanisme hukum dan administrasi yayasan.
Panduan AHU menunjukkan bahwa perubahan yayasan juga menyediakan bagian khusus untuk perubahan organ, termasuk Pengurus dan Pengawas.
Karena itu, jangan hanya memperbarui struktur secara internal. Perubahan yang memerlukan pencatatan dalam administrasi AHU perlu diproses sesuai ketentuan.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Menyusun Struktur Yayasan
Beberapa kesalahan dapat menimbulkan masalah tata kelola di kemudian hari.
Pertama, pendiri memilih organ hanya berdasarkan hubungan keluarga atau kedekatan tanpa mempertimbangkan fungsi jabatan.
Kedua, Pembina, Pengurus, dan Pengawas tidak memahami batas kewenangannya masing-masing.
Ketiga, Pengawas ikut menjalankan operasional sehari-hari sehingga fungsi pengawasan menjadi kurang jelas.
Keempat, struktur dalam dokumen pendirian tidak diperbarui ketika terjadi perubahan organisasi.
Kelima, pendiri membuat struktur terlalu kompleks sejak awal tanpa mempertimbangkan kebutuhan nyata yayasan.
Struktur yang baik bukan yang paling banyak jabatannya, melainkan yang mampu membagi fungsi secara jelas dan sesuai ketentuan.
Hubungan Struktur Organ dengan Pendirian Yayasan
Struktur organ tidak dapat dipisahkan dari proses pendirian. Ketika calon pendiri mempersiapkan dokumen, mereka juga perlu menentukan Pembina, Pengurus, dan Pengawas.
Jika Anda sedang mempersiapkan yayasan, Anda dapat membaca panduan syarat pendirian yayasan untuk memahami dokumen, tujuan, kekayaan awal, dan data organisasi yang perlu disiapkan.
Sementara itu, informasi mengenai berbagai kebutuhan legalitas badan usaha dapat membantu memahami perbedaan karakter antara yayasan dan bentuk organisasi lainnya.
Untuk proses administrasi, panduan pendirian yayasan dari AHU menunjukkan tahapan dan data yang perlu diisi dalam sistem pendirian yayasan.
Apa yang Sebaiknya Disiapkan Sebelum ke Notaris?
Sebelum berkonsultasi dengan notaris, calon pendiri sebaiknya sudah memiliki gambaran mengenai:
- tujuan dan bidang kegiatan yayasan;
- alternatif nama yayasan;
- alamat dan kedudukan;
- identitas pendiri;
- susunan Pembina;
- susunan Pengurus;
- susunan Pengawas;
- rencana kegiatan utama;
- kekayaan awal;
- data pemilik manfaat;
- dokumen pendukung lain.
Dengan persiapan tersebut, notaris dapat membantu menyusun dokumen berdasarkan informasi yang lebih jelas.
Jika Anda masih memetakan kebutuhan legalitas organisasi, Bright Minds Legal Business dapat menjadi salah satu referensi awal sebelum menentukan langkah berikutnya.
FAQ Struktur Organ Yayasan
1. Apa saja organ dalam yayasan?
Yayasan memiliki tiga organ utama, yaitu Pembina, Pengurus, dan Pengawas. Ketiganya memiliki fungsi yang berbeda dalam tata kelola yayasan.
2. Apa tugas Pembina dalam yayasan?
Pembina menjalankan kewenangan strategis sesuai Undang-Undang Yayasan dan anggaran dasar, termasuk kewenangan tertentu terkait kebijakan dan organ yayasan.
3. Apa tugas Pengurus yayasan?
Pengurus menjalankan kepengurusan dan kegiatan operasional yayasan serta mewakili yayasan dalam tindakan hukum sesuai kewenangannya.
4. Apa tugas Pengawas yayasan?
Pengawas menjalankan fungsi pengawasan terhadap pengelolaan yayasan dan memastikan pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai ketentuan serta tujuan organisasi.
5. Apakah struktur Pembina, Pengurus, dan Pengawas harus dicantumkan dalam administrasi yayasan?
Ya. Data organ yayasan menjadi bagian dari proses administrasi pendirian dan perubahan yayasan melalui sistem AHU. Panduan AHU menyediakan bagian khusus untuk pengisian data organ tersebut.
Penutup
Memahami struktur organ yayasan membantu pendiri membangun organisasi dengan pembagian fungsi yang lebih jelas. Pembina menjalankan kewenangan strategis, Pengurus mengelola kegiatan yayasan, sedangkan Pengawas menjalankan fungsi pengawasan. Ketiganya perlu bekerja sesuai kewenangan masing-masing.
Sebelum mendirikan yayasan, pastikan struktur tersebut sudah direncanakan bersama tujuan, kegiatan, dan kebutuhan organisasi. Dengan persiapan yang matang, dokumen pendirian dapat menggambarkan struktur yayasan secara lebih jelas dan tata kelola dapat berjalan lebih terarah.
