Banyak pemilik usaha menganggap akta perusahaan hanya diperlukan saat mendirikan PT. Setelah perusahaan mendapatkan pengesahan, dokumen tersebut kemudian disimpan dan jarang diperiksa kembali. Padahal, ketika terjadi perubahan pemegang saham, pengurus, kegiatan usaha, modal, atau informasi penting lainnya, dokumen korporasi juga perlu diperbarui sesuai kondisi terbaru.
Pemahaman ini penting karena akta perusahaan tidak hanya berkaitan dengan pendirian badan usaha. Dalam praktiknya, akta notaris menjadi dokumen penting untuk mencatat berbagai keputusan dan perubahan perusahaan. Jika data perusahaan sudah tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya, proses administrasi di AHU maupun kebutuhan bisnis lainnya dapat ikut terganggu.
Lalu, apa sebenarnya fungsi akta perusahaan, apa saja jenisnya, dan kapan perusahaan harus melakukan perubahan?
Apa Itu Akta Perusahaan dan Apa Fungsinya?
Istilah akta perusahaan biasanya merujuk pada akta notaris yang berkaitan dengan pendirian atau perubahan suatu badan usaha. Untuk Perseroan Terbatas (PT), akta pendirian memuat anggaran dasar serta keterangan lain yang berkaitan dengan pendirian perseroan.
Dalam perkembangan perusahaan, notaris juga dapat membuat akta perubahan yang memuat keputusan pemegang saham atau perubahan tertentu dalam perseroan.
Dengan demikian, akta perusahaan berfungsi sebagai dokumen formal yang membantu membuktikan dan mencatat tindakan hukum perusahaan.
Beberapa fungsi utamanya meliputi:
- mencatat pendirian perusahaan;
- memuat anggaran dasar perseroan;
- mencatat perubahan anggaran dasar;
- mendokumentasikan keputusan RUPS tertentu;
- mencatat perubahan data perseroan sesuai ketentuan;
- menjadi dokumen pendukung dalam administrasi badan hukum; dan
- menjadi referensi ketika perusahaan melakukan tindakan korporasi tertentu.
Ditjen AHU sendiri menyediakan layanan pendirian, perubahan, pembubaran, penggabungan, akuisisi, dan peleburan PT melalui sistem administrasi badan hukum.
Karena itu, akta bukan sekadar dokumen formal untuk disimpan. Isi dan data di dalamnya perlu dijaga agar tetap relevan dengan kondisi perusahaan.
Jenis Akta Perusahaan yang Perlu Dipahami
Akta perusahaan dapat muncul dalam beberapa konteks. Jenis dokumen yang diperlukan bergantung pada tindakan hukum yang dilakukan perusahaan.
Akta pendirian
Akta pendirian merupakan dokumen awal ketika para pendiri membentuk PT. Dokumen ini memuat anggaran dasar dan keterangan lain yang berkaitan dengan pendirian perseroan.
Setelah proses administrasi selesai, perusahaan memperoleh status badan hukum sesuai ketentuan yang berlaku.
Akta pendirian kemudian menjadi salah satu dokumen dasar untuk berbagai kebutuhan administrasi perusahaan.
Akta perubahan anggaran dasar
Perusahaan dapat mengubah anggaran dasar ketika terdapat perubahan tertentu yang berkaitan dengan ketentuan dasar perseroan.
Ditjen AHU membedakan perubahan anggaran dasar yang memerlukan persetujuan Menteri dan perubahan yang cukup diberitahukan kepada Menteri. Contoh perubahan yang masuk kategori persetujuan antara lain perubahan nama, tempat kedudukan, maksud dan tujuan serta kegiatan usaha, jangka waktu, modal dasar, pengurangan modal ditempatkan dan disetor, serta status perseroan.
Sementara itu, beberapa perubahan lainnya masuk mekanisme pemberitahuan sesuai klasifikasi yang ditentukan dalam peraturan.
Akta perubahan data perseroan
Tidak semua perubahan perusahaan berarti mengubah anggaran dasar.
Contohnya, perubahan anggota Direksi atau Dewan Komisaris berkaitan dengan perubahan data perseroan. Perubahan seperti ini tetap perlu dicatat dalam administrasi badan hukum sesuai prosedur yang berlaku.
Permenkum No. 49 Tahun 2025 mengatur bahwa perubahan data anggota Direksi dan Dewan Komisaris wajib diberitahukan kepada Menteri melalui Direktur Jenderal paling lama 30 hari sejak tanggal perubahan.
Karena itu, perusahaan perlu membedakan antara perubahan anggaran dasar dan perubahan data perseroan sebelum menentukan tindakan administratif.
Kapan Akta Perusahaan Harus Diubah?
Tidak setiap perubahan operasional perusahaan otomatis membutuhkan akta baru. Namun, perusahaan perlu segera menindaklanjuti perubahan yang berkaitan dengan anggaran dasar atau data perseroan.
Beberapa kondisi yang perlu diperhatikan antara lain:
Perubahan nama perusahaan
Jika perusahaan mengganti nama PT, perubahan tersebut berkaitan dengan anggaran dasar. Selain akta perubahan, perusahaan perlu mengikuti prosedur persetujuan penggunaan nama sesuai ketentuan administrasi badan hukum.
Perubahan nama juga perlu diselaraskan dengan dokumen dan sistem lain yang menggunakan identitas perusahaan.
Perubahan kegiatan usaha
Perusahaan yang mengubah maksud, tujuan, atau kegiatan usaha perlu memeriksa anggaran dasar serta kesesuaiannya dengan perizinan berusaha.
Perubahan kegiatan usaha juga dapat berdampak pada KBLI dan perizinan melalui OSS. Karena itu, jangan hanya memperbarui satu dokumen tanpa memeriksa dokumen dan sistem administrasi lainnya.
Perubahan modal
Perubahan modal perusahaan dapat berkaitan dengan anggaran dasar maupun data perseroan, tergantung jenis perubahan yang dilakukan.
Misalnya, peningkatan modal dasar dan pengurangan modal dasar termasuk perubahan anggaran dasar yang memerlukan persetujuan Menteri menurut informasi layanan AHU.
Karena itu, perubahan modal sebaiknya diproses berdasarkan struktur transaksi dan keputusan korporasi yang sebenarnya.
Perubahan Direksi atau Komisaris
Ketika terjadi pergantian Direksi atau Dewan Komisaris, perusahaan perlu memperbarui data perseroan.
Hal ini penting karena nama pengurus yang tercatat pada administrasi badan hukum seharusnya mencerminkan struktur pengurus yang berlaku.
Berdasarkan Permenkum No. 49 Tahun 2025, perubahan anggota Direksi dan Dewan Komisaris harus diberitahukan paling lama 30 hari sejak tanggal perubahan.
Perubahan pemegang saham
Peralihan atau perubahan kepemilikan saham juga dapat memerlukan pembaruan data perseroan.
Perusahaan perlu memastikan dokumen transaksi, keputusan pemegang saham, dan data administrasi badan hukum memiliki informasi yang konsisten.
Perubahan alamat perusahaan
Perubahan alamat juga perlu diperhatikan, terutama ketika informasi tersebut tercatat dalam administrasi perseroan dan dokumen legal lainnya.
Jangan hanya mengganti alamat pada website, kop surat, atau dokumen pemasaran. Perusahaan perlu memeriksa apakah perubahan tersebut juga harus dicatat melalui administrasi badan hukum dan disesuaikan dengan perizinan berusaha.
Bagaimana Proses Perubahan Akta Perusahaan?
Proses perubahan tidak selalu sama karena bergantung pada jenis perubahan yang dilakukan.
Secara umum, perusahaan perlu menentukan perubahan yang akan dilakukan terlebih dahulu. Setelah itu, keputusan pemegang saham atau RUPS dibuat sesuai ketentuan dan dituangkan dalam dokumen yang diperlukan.
Permenkum No. 49 Tahun 2025 mengatur bahwa perubahan anggaran dasar dan perubahan data perseroan ditetapkan melalui RUPS atau keputusan pemegang saham di luar RUPS yang mengikat. Perubahan tersebut kemudian dinyatakan dalam akta notaris berbahasa Indonesia.
Tahapan praktisnya dapat berupa:
- Identifikasi perubahan yang terjadi.
- Periksa apakah perubahan menyangkut anggaran dasar atau data perseroan.
- Siapkan keputusan RUPS atau keputusan pemegang saham.
- Hubungi notaris untuk penyusunan akta.
- Lengkapi dokumen pendukung yang diperlukan.
- Ajukan perubahan melalui Sistem Administrasi Badan Hukum (SABH).
- Pastikan perubahan telah memperoleh persetujuan atau surat penerimaan pemberitahuan sesuai jenisnya.
Untuk memahami lebih lanjut mengenai layanan terkait badan usaha, Anda dapat melihat legalitas badan usaha BrightMinds.
Berapa Lama Batas Pengajuan Perubahan Akta?
Batas waktu menjadi bagian penting yang sering terlewat.
Permenkum No. 49 Tahun 2025 mengatur bahwa perubahan anggaran dasar yang tidak dimuat dalam akta berita acara rapat yang dibuat notaris harus dinyatakan dalam akta notaris paling lama 30 hari sejak keputusan RUPS. Setelah itu, permohonan perubahan anggaran dasar dan/atau data perseroan, dengan pengecualian tertentu untuk perubahan Direksi dan Dewan Komisaris, diajukan paling lama 30 hari sejak tanggal akta notaris yang memuat perubahan tersebut. Jika melewati jangka waktu yang ditentukan, permohonan tertentu tidak dapat diajukan kepada Menteri.
Khusus perubahan anggota Direksi dan Dewan Komisaris, perusahaan memiliki kewajiban pemberitahuan paling lama 30 hari sejak tanggal perubahan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menunda proses setelah keputusan perubahan dibuat.
Apa Risiko Jika Data Akta Tidak Sesuai?
Ketidaksesuaian antara kondisi perusahaan dan data administrasi dapat menimbulkan masalah ketika perusahaan membutuhkan dokumen legal untuk aktivitas bisnis.
Misalnya, perusahaan memiliki Direksi baru tetapi data administrasi masih menunjukkan pengurus lama. Kondisi seperti ini dapat menyulitkan proses yang membutuhkan verifikasi kewenangan pengurus.
Hal serupa dapat terjadi ketika alamat, pemegang saham, kegiatan usaha, atau modal tidak lagi sesuai dengan data perusahaan.
Risiko lainnya muncul ketika perusahaan melakukan legal due diligence, mengajukan kerja sama, pembiayaan, investasi, atau perubahan perizinan. Pihak yang melakukan pemeriksaan dapat meminta dokumen perusahaan dan mencocokkannya dengan data pada sistem administrasi badan hukum.
Karena itu, pembaruan akta dan data perseroan sebaiknya menjadi bagian dari tata kelola perusahaan, bukan hanya dilakukan ketika ada kebutuhan mendesak.
Bagaimana Menjaga Dokumen Perusahaan Tetap Tertib?
Perusahaan dapat membuat pemeriksaan legalitas secara berkala. Tidak perlu menunggu muncul masalah terlebih dahulu.
Setidaknya, periksa kesesuaian:
- akta pendirian;
- akta perubahan terakhir;
- data Direksi dan Komisaris;
- data pemegang saham;
- modal perseroan;
- alamat perusahaan;
- maksud dan tujuan serta kegiatan usaha;
- NIB dan data OSS;
- KBLI; dan
- dokumen perizinan lainnya.
Jika ditemukan perbedaan, tentukan terlebih dahulu sumber perubahan dan dokumen mana yang perlu diperbarui.
Untuk kebutuhan pemeriksaan legalitas secara lebih menyeluruh, Anda juga dapat melihat BrightMinds sebagai referensi layanan legalitas bisnis.
Kesimpulan
Akta perusahaan merupakan bagian penting dari administrasi dan tata kelola badan usaha. Dokumen ini tidak hanya berkaitan dengan pendirian PT, tetapi juga dapat digunakan untuk mencatat perubahan anggaran dasar dan tindakan korporasi tertentu.
Perubahan nama, kegiatan usaha, modal, pemegang saham, Direksi, Komisaris, atau alamat perusahaan perlu diperiksa dari sisi hukum dan administrasi. Tidak semua perubahan memiliki mekanisme yang sama karena sebagian memerlukan persetujuan Menteri, sedangkan perubahan lainnya cukup melalui pemberitahuan atau pencatatan sesuai ketentuan.
Karena itu, jangan menunggu sampai perusahaan membutuhkan dokumen legal untuk memeriksa kesesuaiannya. Jika terdapat perubahan dalam struktur atau kegiatan bisnis, lakukan pengecekan sejak awal agar akta perusahaan dan data administrasi tetap selaras dengan kondisi perusahaan.
Untuk kebutuhan perubahan dokumen perusahaan, Anda dapat mempelajari layanan perubahan akta BrightMinds dan menyesuaikannya dengan kondisi badan usaha Anda.
FAQ
1. Apa yang dimaksud dengan akta perusahaan?
Akta perusahaan merupakan dokumen notaris yang berkaitan dengan pendirian atau perubahan badan usaha. Untuk PT, akta dapat memuat anggaran dasar serta keterangan dan keputusan korporasi tertentu.
2. Kapan akta perusahaan harus diubah?
Akta perlu diperbarui ketika terjadi perubahan yang berkaitan dengan anggaran dasar atau tindakan korporasi yang memang memerlukan akta. Contohnya perubahan nama, kegiatan usaha, modal tertentu, atau perubahan struktur perusahaan sesuai ketentuan.
3. Apakah pergantian Direksi harus dibuatkan akta?
Perubahan Direksi termasuk perubahan data perseroan yang wajib diberitahukan kepada Menteri. Mekanisme dokumen dan administrasinya perlu mengikuti ketentuan yang berlaku.
4. Berapa lama batas waktu mengurus perubahan akta?
Permenkum No. 49 Tahun 2025 mengatur sejumlah batas waktu 30 hari, antara lain untuk menyatakan perubahan anggaran dasar dalam akta notaris dan mengajukan perubahan kepada Menteri. Perubahan Direksi dan Komisaris juga wajib diberitahukan paling lama 30 hari sejak perubahan.
5. Apakah perubahan akta juga harus disesuaikan dengan OSS?
Jika perubahan berkaitan dengan kegiatan usaha, KBLI, alamat, atau informasi lain yang tercatat dalam perizinan berusaha, perusahaan perlu memeriksa dan menyesuaikan data OSS agar tetap konsisten dengan dokumen legal terbaru.
